İdareler, yaklaşık maliyeti tespit ederken geniş kapsamlı araştırma yaparlar.Tedarik edilecek malın özelliğine göre valilik, belediye, ticaret odası, sanayi odası, meslek odaları, üretim ve satış yapan kamu kurum ve kuruluşları ile borsa ve özel sektör kuruluşlarından fiyat isteyebilecekleri gibi, piyasada ihale konusu malı üreten veya pazarlayan gerçek veya tüzel kişilerden de proforma fatura isteyebilirler. Bu durumda yazılarda fiyatı etkileyebilecek;
- Malın cinsi, sınıfı, miktarı,
- Teslim süresi,
- Teslim edilecek parti miktarları,
- Nakliye,
- Sigorta,
- Diğer özel şartlar,
gibi unsurlar belirtilir. Ayrıca, varsa uyulması gereken standart ile kısa teknik özelliklerin belirtilmesi veya teknik şartnamenin eklenmesi suretiyle katma değer vergisi hariç olmak üzere fiyat bildirilmesi istenir.
Bu araştırmaların sonucunda idarelerce elde edilen bilgi ve belgeler topluca değerlendirilerek, en doğru maliyet tespiti yapılır.
Ancak idareler, gerçek piyasa fiyatlarını yansıtmayan ve yaklaşık maliyetin hesaplanmasında sapmalara sebep olabilecek fiyat bildirimleri ile proforma faturaları değerlendirmeye almazlar. Buna ilişkin gerekçeleri hesap cetvelinde belirtirler.
(26.02.2006 tarih ve 26092 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Yönetmeliğin 1 inci maddesiyle değişen şekli.) İdareler, ihtiyaç duyulan mal ile ilgili daha önceki dönemlerde alım yapmış iseler; geriye dönük varsa son beş yılın, yoksa alımı yapılan yılların fiyatlarını tablo haline getirirler. Türk parası bazında yapılmış olan alımlarda geçmiş yılların fiyatları; Türkiye İstatistik Kurumunca yayımlanan aylık ÜFE (2003=100 -grup, alt grup ve en alt düzeydeki grupların yer aldığı- Üretici Fiyatları Endeksindeki, alıma konu malın içinde bulunduğu en alt düzeydeki grubun satırındaki endeks) üzerinden (daha önceki dönemdeki alımın yapıldığı tarihin içinde bulunduğu ay yayımlanan bir önceki ayın endeksi başlangıç alınarak) yaklaşık maliyetin belirlendiği tarih itibariyle (yaklaşık maliyetin belirlendiği tarihin içinde bulunduğu ay yayımlanan bir önceki ayın endeksi esas alınır) güncellenir ve aritmetik veya ağırlıklı
ortalaması alınır. Bulunan bu değerler kullanılmak üzere tabloya işlenir.
Daha önceki dönemde yapılan alımların tarihi 31.12.2005 ve öncesi ise; öncelikle 31.12.2005 tarihine kadarki dönem, daha önceki dönemdeki alımın yapıldığı tarihin içinde bulunduğu ay yayımlanan bir önceki ayın TEFE endeksi (Toptan Eşya Fiyatları Endeksi, Tablo 2'deki ilgili sektörün altında yer alan ilgili alt sektörün satırındaki endeks) ile Ocak 2006'da yayımlanan Aralık 2005 TEFE endeksi (Toptan Eşya Fiyatları Endeksi, Tablo 2'deki ilgili sektörün altında yer alan ilgili alt sektörün satırındaki endeks) kullanılarak aylık TEFE'ye göre güncellenecek, bulunan bu tutar 01.01.2006 tarihi başlangıç alınarak (Ocak 2006'da yayımlanan Aralık 2005 aylık ÜFE, 2003=100 -grup, alt grup ve en alt düzeydeki grupların yer aldığı- Üretici Fiyatları Endeksindeki, alıma konu malın içinde bulunduğu en alt düzeydeki grubun satırındaki endeks başlangıç alınarak) yaklaşık maliyetin belirlendiği tarihin içinde bulunduğu ay yayımlanan bir önceki ayın aylık ÜFE'si (2003=100 -grup, alt grup ve en alt düzeydeki grupların yer aldığı- Üretici Fiyatları Endeksindeki, alıma konu malın içinde bulunduğu en alt düzeydeki grubun satırındaki endeks) kullanılarak güncellenecektir.
Alıma konu malın hangi TEFE sektör ve alt sektörüne veya ÜFE grup, alt grup ve en alt düzeydeki grubuna girdiği hususunda tereddüde düşen idareler, Türkiye İstatistik Kurumundan alacakları görüş doğrultusunda güncellemede baz alacakları endeks satırını tespit ederler.
Döviz cinsinden yapılmış olan alımlarda ise geçmiş yılların fiyatlarının aritmetik veya ağırlıklı ortalaması esas alınır.